PREGUNTAS FRECUENTES - Fondo de Servicios Educativos

Actualización de contenido: Octubre 21 de 2021.

Caja menor

¿Qué es la Caja Menor y cuáles son los requisitos para su respectiva constitución y manejo?

Son fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de gastos de las instituciones educativas distritales, y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables para la buena marcha del colegio.

Los requisitos estipulados para su constitución son los siguientes:

El primer giro constituye el inicio operativo de la caja menor, para el cual se requiere:

Expedición del o de los CDP por rubros y los montos totales correspondientes a la suma del valor de la apertura, respetando los límites en las cuantías establecidas.

Que exista acto administrativo de constitución de la caja menor, expedido por el ordenador del gasto.

El primer giro se realizará mediante débito por ventanilla de la cuenta a través del portal transaccional, cheque de gerencia, giro electrónico o cualquier operación financiera que tenga establecida la entidad bancaria que se asimile a las anteriores opciones, a nombre del funcionario responsable de la Caja Menor, quien lo hará efectivo.

¿Cuáles son los soportes de la Caja Menor?

Los soportes de las operaciones de Caja Menor son los recibos, facturas o documento equivalente que expida el proveedor. (Anexo N° 4). Los pagos por servicio de transporte en labores de mensajería deberán soportarse con la planilla (Anexo N° 5), previa autorización del Ordenador del Gasto.

En la planilla de control se debe relacionar la fecha, funcionario, asunto, destino, valor y firma. Cuando se compren elementos se gestionará su ingreso a almacén, con la factura o documento equivalente.

¿Cuáles son los requisitos para el reembolso de Caja Menor?

En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se detallan:

Los gastos se ejecuten estrictamente, conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros presupuestales.

Los documentos que se presentan son los originales y deben cumplir con los requisitos que exige la factura o documento equivalente.

La fecha del soporte del gasto debe corresponder al periodo de la CM que se legaliza.

El gasto se cause después de su constitución o reembolso, según el caso.

¿Cuáles son las prohibiciones para el uso de recursos de la Caja Menor?

Con los recursos de la Caja Menor no se podrán efectuar operaciones, como:

Adquirir elementos con existencia comprobada en almacén.

Fraccionar compras de un mismo elemento.

Realizar desembolsos a dependencias diferentes del colegio.

Cambiar cheques.

Efectuar préstamos.

Ejecutar compras de la misma naturaleza con diferentes rubros.

Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el acto administrativo de creación.

Efectuar traslados entre rubros de la Caja Menor.

Realizar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalado en el acto de creación.

Pagar gastos que no estén respaldados con documentos soporte exigidos para su legalización.

Reintegrar recursos por obligaciones adquiridas con anterioridad a la expedición del CDP.

Efectuar gastos de transporte de estudiantes y personal docente.

¿Cuál es el porcentaje hasta el cual se puede constituir una caja menor?

La caja menor se podrá constituir anualmente hasta por el 10% del total del presupuesto aprobado para  la vigencia en el establecimiento educativo, sin superar los veinte (20) SMLMV.

 

¿Cuál es el porcentaje por el cual se debe hacer el reembolso de caja menor?

La caja menor se deberá reembolsar cuando se haya ejecutado el 70% del valor mensual asignado para la misma.

 

¿Cuál es el porcentaje máximo por el cual se puede hacer un gasto a través de la caja menor?

El porcentaje máximo por el cual se puede hacer un gasto es el 10% del valor mensual asignado para la caja menor siempre y cuando haya recursos en el rubro.

 

¿A quién corresponde la ordenación del gasto de la caja menor?

Al Rector como ordenador del gasto.

 

¿Quiénes no pueden manejar la caja menor?

No podrán manejar la caja menor, el pagador, el almacenista, un funcionario que éste en período de prueba, ni el personal que este contratado a través de contrato de prestación de servicios.

 

¿Cuáles rubros se pueden manejar a través de la caja menor?

Todos los que se encuentren en el árbol presupuestal de gastos generales.

 

¿Se pueden pagar transporte a los educandos para que se movilicen a representar al colegio con cargo a los recursos de la caja menor?

No, a través de la caja menor no se podrá pagar gastos de transporte a los educandos, teniendo en cuenta que los niños, niñas y jóvenes deben ser transportados con las medidas de seguridad establecidas para tal fin.

 

¿La caja menor debe estar aprobada por el consejo directivo del FSE?

La caja menor no necesita aprobación del consejo directivo, la crea el rector a través de resolución rectoral.

 

¿Se puede pagar tintos o refrigerios  a través de la caja menor?

No está permitido el pago de tintos ni refrigerios por caja menor, se permite la compra de suministros de cafetería.

 

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¿En cuál norma se encuentra establecido las funciones del consejo directivo del FSE?

Se encuentran establecidas en el Artículo 23 del Decreto 1860 de 1994 y artículo 2.3.1.6.3.5 del Decreto 1075 de 2015

1. Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes y aprobar mediante acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto presentado por el rector o director rural.

2. Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorería, el cual por lo menos determinará la forma de realización de los recaudos y los pagos, según la normatividad en la entidad territorial certificada, así como seguimiento y control permanente al flujo de caja y responsables en la autorización de los pagos.

3. Aprobar las adiciones al presupuesto vigente, así como traslados presupuestales que afecten el mismo.

4. Verificar la existencia y presentación de los estados contables por parte del rector o director rural, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes expedidas por el Contador General de la Nación, con la periodicidad señalada por los organismos de control.

5. Determinar los actos o contratos que requieran su autorización expresa.

6. Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantías para toda contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV).

7. Aprobar la contratación de los servicios que requiera el establecimiento educativo y que faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley.

8. Autorizar al rector o director rural para la utilización por parte de terceros de los bienes muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita u onerosamente, previa verificación del procedimiento establecido por dicho órgano escolar de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1860 de 1994, en la manera en que queda compilado en el presente Decreto.

9. Aprobar la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la realización de eventos pedagógicos, científicos, culturales, deportivos, o la participación de los educandos en representación del establecimiento educativo y fijar la cuantía que se destine para el efecto.

10. Verificar el cumplimiento de la publicación en lugar visible y de fácil acceso del informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.

 

¿Los recursos del Sistema General de Participaciones se pueden ejecutar en cualquier necesidad que tenga el Colegio?

 

Se pueden ejecutar en los 19 numerales que se encuentran establecidos en el Artículo 2.3.1.6.3.11 del Decreto 1075 de 2015.

1. Dotaciones pedagógicas del establecimiento educativo tales como mobiliario, textos, libros, materiales didácticos y audiovisuales, licencias de productos informáticos y adquisición de derechos de propiedad intelectual.

2. Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes muebles e inmuebles del establecimiento educativo, y adquisición de repuestos y accesorios. Las obras que impliquen modificación de la infraestructura del establecimiento educativo estatal deben contar con estudio técnico y aprobación previa de la entidad territorial certificada respectiva.

3. Adquisición de los bienes de consumo duradero que deban inventariarse y estén destinados a la producción de otros bienes y servicios, como muebles, herramientas y enseres, equipo de oficina, de labranza, cafetería, mecánico y automotor.

4. Adquisición de bienes de consumo final que no son objeto de devolución, como papel y útiles de escritorio, elementos de aseo, cafetería, medicinas y materiales desechables de laboratorio, gas, carbón, o cualquier otro combustible necesario para establecimiento educativo.

5. Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles necesarios para el funcionamiento del establecimiento educativo.

6. Adquisición de impresos y publicaciones.

7. Pago de servicios públicos domiciliarios, telefonía móvil e Internet, en las condiciones fijadas por la entidad territorial.

8. Pago de primas por seguros que se adquieran para amparar los bienes del establecimiento educativo cuando no estén amparadas por la entidad territorial certificada respectiva, así como las primas por la expedición de las pólizas de manejo que sean obligatorias.

9. Gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje y manutención, cuando sean aprobados por el consejo directivo de conformidad con el reglamento interno de la institución. Los costos que deban asumirse por tal concepto podrán incluir los gastos del docente acompañante, siempre y cuando la comisión otorgada por la entidad territorial no haya generado el pago viáticos.

10. Sufragar los costos destinados al sostenimiento de semovientes y proyectos pedagógicos productivos.

11. Contratación de servicios técnicos y profesionales prestados para una gestión específica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas, cuando no sean atendidas por el personal de planta. Estos contratos requerirán la autorización del consejo directivo del establecimiento educativo y se rigen por las normas y principios de la contratación estatal. En ningún caso podrán celebrarse contratos de trabajo, ni estipularse obligaciones propias de las relaciones laborales tales como subordinación, cumplimiento de jornada laboral o pago de salarios. En todo caso los recursos del Fondo de Servicios Educativos no podrán destinarse al pago de acreencias laborales de ningún orden.

12. Realización de actividades pedagógicas, científicas, deportivas y culturales para los educandos, en las cuantías autorizadas por el consejo directivo.

13. Inscripción y participación de los educandos en competencias deportivas, culturales, pedagógicas y científicas de orden local, regional, nacional o internacional, previa aprobación del consejo directivo.

14. Acciones de mejoramiento de la gestión escolar y académica, enmarcadas en los planes de mejoramiento institucional.

15. Contratación de los servicios de transporte escolar de la población matriculada entre transición y undécimo grado, cuando se requiera, de acuerdo con la reglamentación expedida por el Ministerio de Transporte.

16. Desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias para la población matriculada entre transición y undécimo grado, incluyendo alimentación, transporte y materiales.

17. Costos asociados al trámite para la obtención del título de bachiller.

18. Costos asociados a la elaboración de certificaciones de estudio solicitadas por los estudiantes, boletines, agenda y manual de convivencia, carné escolar.

19. Afiliación y pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales de los estudiantes que se encuentran cursando el programa de formación complementaria de las escuelas normales superiores, en los términos establecidos por el Decreto 055 de 2015, o la norma que lo modifique, adicione, sustituya o compile.

Parágrafo 1. Las adquisiciones a que hacen referencia los numerales 1, 3, 4 y 5 se harán con sujeción al programa general de compras debidamente aprobado por consejo directivo y de conformidad con las normas que rigen la materia.

Parágrafo 2. En las escuelas normales superiores, los gastos que ocasione el pago de hora cátedra para docentes del ciclo complementario deben sufragarse única y exclusivamente con los ingresos percibidos por derechos académicos del ciclo complementario.

Parágrafo 3. La destinación de los recursos para gratuidad educativa deberá realizarse teniendo en cuenta las políticas, programas y proyectos en materia educativa contemplados en el plan de desarrollo de la respectiva entidad territorial y en coordinación con esta.

¿Cuáles son los bienes que se pueden adquirir para aseo, cafetería y/o vigilancia?

Se debe tener en cuenta que, la contratación de los servicios de vigilancia y aseo para las Instituciones Educativas se realiza desde el Nivel Central y en el caso del Contrato de Aseo, este contempla los suministros para garantizar la prestación del servicio, si existe alguna deficiencia en el servicio de la empresa contratada debe ser informado a la Dirección de Servicios Administrativos.

¿Existen restricciones/prohibiciones para la ejecución del gasto en los Fondos de Servicios Educativos?

Conforme el Artículo 2.3.1.6.3.13 del Decreto 1075 de 2015, prohibiciones en la ejecución del gasto.

1. Otorgar donaciones y subsidios con cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativos.

2. Reconocer o financiar gastos inherentes a la administración de personal, tales como viáticos, pasajes, gastos de viaje, desplazamiento y demás, independientemente de la denominación que se le dé, sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 9 del artículo 2.3.1.6.3.11 del Decreto 1075 de 2015.

3. Contratar servicios de aseo y vigilancia del establecimiento educativo.

4. Financiar alimentación escolar, a excepción de la alimentación para el desarrollo de las  jornadasextendidas y complementarias indicadas en el anterior artículo (2.3.1.6.3.12 de Adiciones y Traslados Presupuestales) señalada en el Decreto 1075 de 2015.

5. Financiar cursos preparatorios del examen del ICFES, entre otros que defina el Ministerio de Educación Nacional.

6. Financiar la capacitación de funcionarios.

7. Financiar el pago de gastos suntuarios.

¿Cuál es la diferencia entre una cuenta por pagar y una reserva presupuestal?

Hay que tener en cuenta que este tipo de situaciones se presenta únicamente al finalizar la vigencia fiscal, es decir al finalizar el año y efectuar el cierre presupuestal.

La diferencia entre una cuenta por pagar y la reserva presupuestal se fundamenta básicamente en que, en la cuenta por pagar el contratista cumplió a cabalidad con el objeto del contrato (Entrega del bien o servicio y fue recibido a satisfacción) y hace falta realizar el pago.

Para el caso de la reserva presupuestal, el contratista no ha cumplido con el objeto del contrato, al momento del cierre de la vigencia fiscal, como ejemplo se puede indicar a los contadores que tienen como obligación entre otras, la entrega de la contabilidad con todos sus soportes del mes de diciembre, la cual se realiza en el mes de enero de la siguiente vigencia y por consiguiente su pago se efectúa en el siguiente año.

 

¿Los colegios pueden solicitar recursos a los padres de familia para subsidiar los derechos de grado o cualquier actividad?

Los colegios no deben solicitar a los padres de familia recursos por ningún concepto. Estos recursos son girados anualmente por el MEN a través del Sistema General de Participaciones, Artículo 2.3.1.6.4.2 Decreto 1075 de 2015, derechos académicos y servicios complementarios.

 

¿La Orden de Pago la debe firmar el Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras - AAFF del Colegio?

La Orden de Pago la elabora el Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras- AAFF y la debe firmar el (la) Rector (a) del Colegio, quien es el Ordenador (a) del Gasto.

 

¿Por qué rubro se deben adquirir los materiales para los diferentes laboratorios?

Estos elementos se deben adquirir por el rubro de Material Didáctico; pues corresponden a medios que facilitan el proceso pedagógico, como lo establece los numerales 1 y 4 del artículo 2.3.1.6.3.11 del Decreto 1075 de 2015.

 

¿En los colegios el lavado de cortinas, manteles, banderas y trajes, por cuál rubro se debe pagar?

Este tipo de gastos se hará a través del rubro otros gastos generales mediante resolución rectoral debidamente motivada y que se encuentre aprobado en el Plan Anual de Adquisiciones – PAA.

 

¿Los colegios pueden adquirir suministros para primeros auxilios y botiquín?

Se puede adquirir suministros para la prestación de los primeros auxilios al personal del colegio y así mismo para dotar los botiquines, de acuerdo con la normatividad vigente. Estos gastos ejecutarán por el rubro de materiales y suministros.

 

¿A quién debe presentarle mensualmente el rector el informe de ejecución presupuestal del Fondo de Servicios Educativos?

El rector debe presentar mensualmente el informe de ejecución presupuestal al Consejo Directivo.  Artículo 2.3.1.6.3.6. Decreto 1075 de 2015,

 

¿Es obligatorio publicar el informe de ejecución presupuestal mensualmente?

Sí, el informe de ejecución presupuestal debe publicarse en un lugar visible y de fácil acceso del establecimiento educativo para el conocimiento de la comunidad educativa y será el consejo directivo quien debe velar por el cumplimiento de esta obligación.  Numeral 5, Artículo 2.3.1.6.3.5. del Decreto 1075 de 2015.

 

¿Qué son ingresos operacionales?

Son las rentas, recursos públicos o privados que dispone o puede disponer regularmente el Fondo de Servicios Educativo tales como certificados y Constancias, reposición de agenda y manual de convivencia, reposición de carné, venta de bienes o productos y tienda escolar.

 

¿Qué son las transferencias a los FSE?

Son los recursos asignados por el Ministerio de Educación Nacional – MEN, la Secretaria de Educación del Distrito y otras transferencias SED, las cuales se giran directamente a las cuentas bancarias del FSE.

 

¿Qué son  recursos de capital?

Son aquellas rentas que se obtienen eventualmente por concepto de rendimientos financieros, excedentes financieros y donaciones en efectivo.

 

¿Qué es el presupuesto de gastos?

El presupuesto de gastos se constituye en una herramienta de planeación financiera que contempla la totalidad de los gastos que requiere el establecimiento educativo para su funcionamiento y las inversiones que el PEI demande, diferentes de los gastos de personal.

 

¿Cómo está conformado el presupuesto de gastos?

Está conformado por gastos de funcionamiento (servicios personales y gastos generales) e inversión.

 

¿Qué es ejecución presupuestal?

Está conformada por la ejecución activa - ingresos y pasiva - gastos.

Ejecución activa: Se define como el recaudo de los ingresos del presupuesto anual, constituidos por los recursos propios (tales como tienda escolar, certificaciones y constancias) de los Fondos de Servicios Educativos, las transferencias (nación o distrito) y los recursos de capital.

Ejecución pasiva: Se realiza mediante la adquisición de compromisos y ordenación de gastos que cumplan los requisitos señalados en las disposiciones vigentes, los cuales se respaldan con la expedición previa de certificados de disponibilidad presupuestal y con la expedición del registro presupuestal.

 

¿Quién elabora el proyecto anual de presupuesto?

El proyecto anual de presupuesto debe ser presentado por el rector para su aprobación al consejo directivo, la elaboración se realiza con el apoyo del pagador y almacenista.

 

¿Los Rectores como ordenadores del gasto pueden contraer obligaciones que no cuenten con disponibilidad presupuestal?

El Rector como ordenador del gasto no podrá contraer compromisos, obligaciones o pagos sin contar con disponibilidad de recursos de tesorería   Artículo 2.3.1.6.3.10 del Decreto 1075 de 2015.

 

¿Cuál es el procedimiento para expedir un certificado de disponibilidad presupuestal?

El rector como ordenador del gasto debe solicitar mediante oficio al pagador, previa la disponibilidad de recursos en el rubro y posteriormente se expide el certificado de disponibilidad presupuestal – CDP.

 

¿Qué es una modificación presupuestal?

Es una variación al presupuesto de ingresos y gastos inicial, mediante la cual se aumentan, trasladan o disminuyen apropiaciones y se realizan a través de acuerdo del consejo directivo.

Las modificaciones al presupuesto de ingresos y gastos son las siguientes:

• Adiciones: Son movimientos con los que el establecimiento educativo aumenta nuevos recursos en su presupuesto.

• Reducciones: Son movimientos mediante los cuales el establecimiento educativo disminuye su presupuesto.

• Traslados: Son movimientos entre rubros o unidades presupuestales realizados en el presupuesto de gasto.

 

¿Qué requisitos se deben tener en cuenta en la ordenación de un gasto de funcionamiento?

Para la ordenación de un gasto se debe tener los siguientes aspectos:

• Verificar que exista apropiación presupuestal y que esté previsto en el objeto del gasto del rubro presupuestal que se pretenda afectar, en concordancia con el principio de la especialización.

• El gasto se debe encontrar en el Plan Anual de Adquisiciones aprobado por el consejo directivo.

• Programar previamente por el rector como ordenador del gasto, en el flujo de caja los pagos que se generen de la ordenación de dicho gasto.

• Solicitar previamente y expedir el certificado de disponibilidad presupuestal.

• Iniciar todo el proceso contractual atendiendo rigurosamente el reglamento o manual de contratación inferior a veinte (20) SMMLV expedido por el consejo directivo del colegio distrital o lo dispuesto en la normatividad vigente, cuando la cuantía supere los veinte (20) SMMLV.

• Expedir oportunamente el registro presupuestal por el pagador.

• Elaborar el ingreso al almacén del bien o recibido a satisfacción del servicio.

• Pago por transferencia electrónica.

 

¿Qué se debe tener en cuenta para la ordenación de un gasto de Inversión?

En la ordenación del gasto de inversión deberá tenerse en cuenta, además de los requisitos anteriores, los siguientes:

• Que el gasto ordenado esté orientado al Proyecto Educativo Institucional – PEI.

• Que el gasto corresponda a un proyecto debidamente formulado, evaluado y aprobado (se debe diligenciar el formato) previamente por el consejo directivo y se haya registrado en el Plan Anual de Adquisiciones.

 

¿En qué se deben invertir los recursos de destinación específica?

Son recursos transferidos por la SED, los cuales deben utilizarse únicamente para lo que fueron aprobados por quien asignó el recurso mediante acto administrativo.

 

¿Si se tienen excedentes financieros de una vigencia a otra en qué se pueden utilizar?

Los recursos deberán incorporarse como excedentes financieros en la próxima vigencia y deberán ser utilizados de acuerdo con las necesidades del FSE, previa aprobación del Consejo Directivo a través de acuerdo.

Si los recursos tienen destinación específica, deberán ser utilizados de acuerdo con lo señalado en el acto administrativo correspondiente.

 

¿Cuáles son las resoluciones de procesos financieros que se deben emitir por parte del ordenador del gasto?

• Resolución de liquidación del presupuesto de ingresos y gastos (Decreto 1075 de 2015)

• Resolución de creación del comité de mantenimiento (Manual de Uso, Conservación y Mantenimiento de los colegios de la Secretaria de Educación, artículos 11,12 Y 13)

• Resolución de creación del comité de sostenibilidad contable (Resolución No. 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación)

• Resolución de adjudicación del contrato de tienda escolar (Manual de contratación de la Institución Educativa)

• Resolución de creación del comité de tienda escolar por jornada (Resolución 2092 de 2015 expedida por la SED)

 

¿Cuáles son los acuerdos que deben ser aprobados por el Consejo Directivo del FSE?

Se encuentran establecidos en los lineamientos definidos por la Dirección Financiera anualmente.

• Acuerdo de aprobación de presupuesto de ingresos y gastos para cada vigencia fiscal.

• Acuerdo de aprobación del Plan Anual de Adquisiciones – PAA (El cual debe tener como soportes: plan de mantenimiento, contratación, compras, salidas pedagógicas y proyectos de inversión)

• Acuerdo de tarifas

• Acuerdo de adopción del manual de tesorería expedido por la SED.

• Acuerdos de modificaciones presupuestales (Adición, traslado o reducción)

• Acuerdo de aprobación del manual de contratación inferior a 20 SMMLV

 

¿A quién solicito las pólizas que tiene contratadas las Secretaria de Educación, que amparan el manejo de recursos (Caja menor) y la póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual (Para alquiler de auditorios-grados)?

La solicitud debe ser dirigida a la Dirección de Dotaciones Escolares, quien puede brindar información sobre el tipo de póliza, cobertura y riesgos amparados a las Instituciones Educativas.

 

¿Las pólizas de manejo global contratada por la SED para rectores, pagadores y almacenistas que manejen recursos públicos que amparan?

La póliza tiene una cobertura que cubre la pérdida de dineros que sus servidores provoquen (bien sea por acciones o por omitir el cumplimiento de sus obligaciones) cuando incurran en delitos contra la administración pública (ej. Peculado, concusión, cohecho, celebración indebida de contratos, tráfico de influencias, enriquecimiento ilícito, abuso de autoridad, usurpación y abuso de función pública).

¿Qué es un proyecto de Inversión?

Es un conjunto de actividades a realizar en un tiempo determinado, con una combinación de recursos humanos, físicos y financieros, con costos definidos, orientado a la consecución de un objetivo propuesto.

Un Proyecto de inversión debe contar como mínimo con la identificación del problema y/o necesidad; presentar objetivos generales y específicos, contar con metas e indicadores, identificar la población objetivo, contar con un cronograma de actividades, identificar las áreas asociadas al proyecto, definir un presupuesto estimado y los responsables del mismo.

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TESORERÍA

 

¿Cómo se realiza la apertura de la cuenta maestra para nuevos colegios?

Los lineamientos se encuentran establecidos en la Resolución No. 12829 del 30 de junio de 2017, articulo 3. expedida por el Ministerio de Educación Nacional –MEN, y el Manual para la Gestión Financiera y Contractual de los Fondos de Servicios Educativos – FSE.

 

¿Cómo se realiza la apertura de la cuenta recursos SED y Recursos propios para nuevos colegios?

Los lineamientos para su apertura se encuentran establecidos el Memorando N. DF-5400-003 de 2019 y el Manual para la Gestión Financiera y Contractual de los Fondos de Servicios Educativos – FSE, emitidos por la Secretaria de Educación del Distrito.

 

¿Cómo se realiza la apertura de la cuenta maestra pagadora para nuevos colegios?

Los lineamientos se encuentran establecidos en la Resolución No. 660 del 9 de marzo de 2018, expedida por el Ministerio de Educación Nacional –MEN y el Manual para la Gestión Financiera y Contractual de los Fondos de Servicios Educativos – FSE emitido por la Secretaria de Educación del Distrito.

 

¿Cómo se realizan los pagos de impuestos Nacionales y Distritales de los FSE?

El contador diligenciará el formulario de declaración, recibo de pago oficial y liquidación de las retenciones (DIAN).

El contador diligenciará el formulario de declaración, liquidación de las retenciones de industria y comercio “ICA”, contribución especial y estampillas (SDH).

El mismo procedimiento se realizará cuando se presenten nuevas retenciones que establezca la norma.

El Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras realizará el comprobante de egreso y el pago dentro de los plazos y mecanismos que determine el ente recaudador.

Efectuar el registro de las retenciones en el libro auxiliar de bancos, por impuestos que se originan por la prestación de los servicios financieros de las entidades bancarias.

Adicionalmente, los lineamientos para pago de impuestos se encuentran establecidos en las siguientes circulares:

• Circular DDT No. 7 de 2018 “Directrices a IED para presentación, pago, y remisión de soportes – Contribución Especial de Obra Pública y Estampilla 50 años de labor de la Universidad Pedagógica Nacional, por entrada en vigencia de las Cuentas Maestras del Sistema General de Participaciones – Educación”

• Manual para la Gestión Financiera y Contractual de los Fondos de Servicios Educativos – FSE emitido por la Secretaria de Educación del Distrito.

 

¿En qué rubro se relacionan todos los costos asociados al manejo del portal bancario?

Se debe sufragar este gasto por el rubro Intereses y comisiones.

Los colegios que no hayan realizado la respectiva programación presupuestal para este rubro, podrán realizar el correspondiente traslado de los costos asociados, mediante acuerdo de consejo directivo con la justificación, de un rubro que cuente con disponibilidad de recursos, excepto los de destinación especifica.

 

¿Quiénes son los responsables de la autorización de los pagos en los FSE?

Corresponde al auxiliar administrativo con funciones financieras AAFF, brindar el apoyo en recibir, verificar soportes y tramitar las cuentas para que el ordenador del gasto realice la respectiva autorización y transferencia.

 

¿Cuál es el procedimiento a seguir con las transferencias rechazadas en los FSE si es el caso?

• Realizada la transferencia al tercero beneficiario, el Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras – AAFF, deberá confirmar en el portal bancario el respectivo giro.

• En caso de existir el rechazo, éste se debe verificar en el portal bancario dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha del pago.

• Una vez verificado el proceso, se debe identificar su causa (Cuenta inactiva, no existe número de cuenta, cuenta no habilitada para recibir pago, cuenta cancelada, entre otros) y dejar evidencia del rechazo.

• Posteriormente, se deberá realizar nuevamente el proceso para la respectiva transferencia.

 

¿Se debe ajustar el flujo de caja?

Es responsabilidad del ordenador del gasto con el apoyo del auxiliar administrativo con funciones financieras, elaborar el flujo anual de caja mes a mes, efectuar los ajustes cuando estos procedan y presentar al consejo directivo informe por lo menos cada trimestre para su seguimiento y control.

 

¿Se debe adoptar el manual de tesorería todos los años en la institución educativa?

El manual de tesorería se debe adoptar mediante acuerdo suscrito por el Consejo Directivo, por una única vez, salvo modificaciones que realice la Secretaria de Educación del Distrito.

 

¿Con qué periodicidad se deben realizar las conciliaciones bancarias?

Las conciliaciones bancarias deberán ser elaboradas dentro de los diez (10) primeros días de cada mes con los respectivos extractos bancarios, conforme lo establece el Manual de Gestión Financiera y contractual de los Fondos de Servicios Educativos emitido por la Secretaria de Educación del Distrito.

 

¿Antes de realizar la transferencia, se debe tener inscrito en el portal bancario al tercero beneficiario?

Se debe realizar el cargue inicial de terceros beneficiarios en el portal bancario del FSE y mantener actualizada la base de datos.  Adicionalmente los ordenadores del gasto deberán inscribir a los beneficiarios de la cuenta, así como incluir sus novedades, a más tardar cinco (5) días antes de obligarse a realizar un pago con cargo a dicha cuenta, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10, Resolución No. 12829, emitida por el Ministerio de Educación Nacional - MEN.

 

¿Es posible cambiar la cuenta maestra a otra entidad bancaria por inconvenientes presentados en el FSE?

En caso de que se requiera cambiar una cuenta maestra registrada, el respectivo ordenador del gasto del Fondo de Servicio Educativos FSE, deberá remitir en un oficio dirigido al Ministerio de Educación Nacional - MEN la solicitud de autorización de cambio debidamente firmada, en la cual justifique de manera amplia y suficiente su petición al Ministerio de Educación Nacional, acorde con lo establecido en el artículo 14 de la Resolución 12829 del 30 de junio de 2017.

 

¿En qué lugar deben reposar las consignaciones de certificados y constancias realizadas en la cuenta SED del FSE?

Las consignaciones deben reposar en la pagaduría del FSE, como soporte del comprobante de ingreso.

 

¿Cuál es el soporte de la transferencia realizada al tercero beneficiario que debe estar adjunto al egreso?

El auxiliar administrativo con funciones financieras efectuará la verificación del pago exitoso y guardará el pantallazo de la transferencia como evidencia y soporte del comprobante de egreso.

El pantallazo de la transferencia confirma el pago exitoso y reemplaza la firma del tercero beneficiario en el comprobante de egreso. Manual de Gestión Financiera y contractual de los Fondos de Servicios Educativos emitido por la Secretaria de Educación del Distrito.

 

¿Con que periodicidad se debe cambiar la clave de la caja fuerte en el FSE?

La clave de la caja fuerte debe ser reemplazada al momento del cambio del auxiliar administrativo con funciones financieras. Manual de Gestión Financiera y contractual de los Fondos de Servicios Educativos emitido por la Secretaria de Educación del Distrito.

 

¿Con qué periodicidad se debe realizar el arqueo a la caja fuerte del FSE?

Las conciliaciones bancarias deberán ser elaboradas dentro de los diez (10) primeros días calendario, de cada mes subsiguiente, con los respectivos extractos bancarios, conforme lo establece el Manual de Gestión Financiera y Contractual de los Fondos de Servicios Educativos emitido por la Secretaria de Educación del Distrito y dentro del contexto de las normas contables, generalmente aceptadas en Colombia.

¿Cuáles son los requisitos y el procedimiento establecido para efectuar cambio de cuentas Maestras?

De acuerdo con el procedimiento vigente para iniciar la sustitución de la cuenta maestra y maestra pagadora el Ordenador del Gasto deberá radicar mediante oficio con los debidos soportes a la Subdirección de Gestión Financiera del MEN; la solicitud de cambio exponiendo razones objetivas, claras y determinables que justifiquen la petición y donde se evidencie la configuración de alguna de las causales citadas en el capítulo IV, articulo 14 “Solicitud de sustitución de una cuenta maestra” de la Resolución 12829 de 2017.

Si el concepto del MEN es favorable, el Rector deberá radicar ante la Dirección Financiera de la SED; la documentación establecida en el Artículo 12. “Registro de Cuentas Maestras” de la Resolución 12829 de 2017, arriba mencionada, para su correspondiente revisión y posterior envío, para el registro de las nuevas cuentas bancarias, ante el MEN.

¿Con qué periodicidad se debe cambiar la clave de la caja fuerte en el FSE?

La clave de la caja fuerte debe ser reemplazada al momento del cambio del auxiliar administrativo con funciones financieras (AAFF), de acuerdo con lo estipulado en el Manual de Gestión Financiera y Contractual de los Fondos de Servicios Educativos emitido por la Secretaría de Educación del Distrito.

¿Con qué periodicidad se debe realizar el arqueo a la caja fuerte del FSE?

Se debe realizar arqueo del contenido de la caja fuerte por lo menos una vez al mes y elaborar la correspondiente acta firmada por el responsable y el ordenador del gasto, de acuerdo con lo establecido en el Manual de Gestión Financiera y contractual de los Fondos de Servicios Educativos emitido por la Secretaría de Educación del Distrito.

¿Qué es y cuándo se efectúa el cierre de tesorería?

Es el procedimiento que realizan los FSE, con el propósito de determinar las disponibilidades y exigibilidades al finalizar la vigencia fiscal, con corte a 31 de diciembre de la vigencia correspondiente, se debe elaborar el estado de tesorería, con el fin de establecer los excedentes financieros que genera el FSE.

 

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CONTABILIDAD

¿Los Fondos de Servicios educativos -FSE deben llevar contabilidad?

El ordenador del gasto debe suscribir junto con el contador los estados contables y la información financiera requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin. Artículo 2.3.1.6.3.6 numerales 6 y 7 y Artículo 2.3.1.6.3.16 del Decreto 1075 de 2015. Artículo 2.3.1.6.3.6. Responsabilidades de los rectores o directores rurales.

En relación con el Fondo de Servicios Educativos, los rectores o directores rurales son responsables de: Realizar los reportes de información financiera, económica, social y ambiental, con los requisitos y en los plazos establecidos por los organismos de control y la Contaduría General de la Nación, y efectuar la rendición de cuentas con la periodicidad establecida en las normas.

Suscribir junto con el contador los estados contables y la información financiera requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin.

Artículo 2.3.1.6.3.16. Contabilidad. Los fondos de servicios educativos estatales deben llevar contabilidad de acuerdo con las normas vigentes expedidas por el Contador General de la Nación.

La entidad territorial certificada debe establecer las condiciones en que se realizará el proceso operativo de preparación y elaboración de la contabilidad del establecimiento educativo estatal.

Parágrafo. Con el fin de optimizar el uso de los recursos, dos o más establecimientos educativos podrán celebrar acuerdos entre sí con el fin de contratar conjuntamente los servicios contables requeridos.

¿Quién es el responsable en el colegio de enviar la información contable a la Secretaria de Educación del Distrito - SED?

El responsable del cargue de la información contable y del envió de la misma, es el contador público contratado por cada uno de los FSE de acuerdo a la programación establecida por la Dirección Financiera de la SED.

 

¿Se debe elaborar las conciliaciones bancarias tanto por el contador como del pagador?

Las conciliaciones bancarias de las cuentas del FSE deben ser elaboradas por separado, tanto el contador como el pagador y después verificar esta información con el fin de establecer un control presupuestal, contable y de tesorería.

 

¿El contador público debe liquidar los impuestos tanto nacionales como distritales que se generan en el FSE?

Dentro de las obligaciones contractuales del contador, debe quedar establecida la de liquidar los impuestos nacionales y distritales que se generen mensualmente, bimestralmente y semestralmente de acuerdo a las fechas establecidas por los entes recaudadores.

Adicionalmente deberá asesorar al ordenador del gasto y auxiliar administrativo con funciones financieras-AAFF en lo relacionado al tema de impuestos, retenciones, leyes etc., que se deban aplicar

 

¿Con que periodicidad el contador debe entregar para su aprobación por parte del ordenador del gasto los estados financieros del FSE?

Los estados financieros se deben entregar mensualmente.  Los soportes que deben ser presentados son los siguientes:

• Libros oficiales y auxiliares

• Estados financieros

• Notas a los estados financieros

• Certificación de los estados financieros e

• Indicadores financieros

 

¿Se deben publicar los contratos y convenios realizados del Fondo de Servicios Educativos?

Conforme a lo estipulado en el numeral 3. del artículo 2.3.1.6.3.19. del Decreto 1075 de 2015, el cual indica “Publicar mensualmente en lugar visible y de fácil acceso la relación de los contratos y convenios celebrados durante período transcurrido de la vigencia, en la que por lo menos se indique el nombre del contratista, objeto, valor, plazo y estado de ejecución del contrato”

 

¿El colegio mensualmente debe reportar al portal del SECOP los soportes de la contratación?

Las Entidades que aún utilizan el SECOP I están obligadas a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.