10 pautas para el correcto uso del correo electrónico institucional

El protocolo de correos electrónicos de uso institucional proporciona la base para escribir mensajes que cumplan todos los criterios de profesionalismo.

La Dirección de Servicios Administrativos y la Oficina de Servicio al Ciudadano presentan las 10 pautas para el correcto uso del correo institucional que pueden garantizar que los mensajes sean claros y estén bien escritos al momento de ser enviados.

Todos los días se intercambian correos electrónicos con ciudadanía, comunidad educativa o compañeros de trabajo; no cometer errores en la escritura de un correo puede evitar malentendidos o dar una imagen negativa de la entidad o dependencia. A continuación, se dan a conocer las 10 pautas que debes tener en cuenta para redactar y enviar correos electrónicos de forma correcta:

1. Redacta una línea de asunto directa: dado que el asunto es lo primero que se ve en la bandeja de entrada, debe ser directo pero lo suficientemente descriptivo para que indique claramente de qué trata el correo electrónico; de lo contrario, es posible que nunca interactúen con él.

2. Saluda correctamente a tu público: saludar cordialmente de acuerdo con la hora del día. No te olvides de presentarte después del saludo si vas a enviar un correo electrónico a alguien por primera vez.

3. No utilices una dirección de correo electrónico de no respuesta: este tipo de dirección puede tener un impacto negativo en la experiencia con nuestra ciudadanía, ya que los destinatarios no pueden responder y obtener la ayuda que necesitan.

4. Evita los emojis: una buena regla general es evitar el uso de emoticonos en correos electrónicos profesionales. Aunque podemos utilizarlos regularmente al enviar mensajes de texto a amigos y familiares, a menudo se consideran demasiado informales para entornos laborales.

5. Aprende a utilizar los campos CC o CCO: CC (copia) y CCO (copia oculta) son 2 tipos de campos de dirección que puedes haber visto al escribir un correo electrónico. El campo CC se utiliza a menudo en correos electrónicos en los que no se espera una respuesta, pero se mantendrá informados a los destinatarios.

Por otro lado, los correos electrónicos CCO pueden mantener las direcciones privadas y seguras al comunicarse con varios destinatarios. Aunque pueden parecer similares, sirven para diferentes propósitos y deben utilizarse correctamente.

6. Sigue las reglas gramaticales: las reglas gramaticales incluyen el uso correcto de los signos de puntuación, evitar los fragmentos de frase, utilizar la voz activa y muchas otras pautas que pueden hacer que tu redacción sea más clara y sólida.

7. Revisa el contenido: para evitar errores es importante revisar el contenido del correo electrónico que será enviado más de una vez. Lee el correo electrónico en voz alta y pide a alguien más que lo revise para detectar cualquier cosa que hayas pasado por alto.

8. Sé consciente de tu tono: sé consciente de las formas y el tono del mensaje, porque no querrás parecer negativo o grosero. Al fin y al cabo, no sabes cómo puede interpretar alguien tu correo electrónico. Asegúrate de utilizar un lenguaje positivo y amable, y evita el uso de palabras negativas.

También es preferible evitar el humor, el sarcasmo, demasiados signos de exclamación y las mayúsculas. Si escribes todo en mayúsculas o utilizas signos de exclamación puede parecer que gritas al lector.

9. El contenido debe ser breve: el contenido debe ser conciso para evitar que los destinatarios pierdan el interés y dejen de leer. Si esto ocurre, es posible que no pasen al siguiente paso.

10. Incluye una firma profesional: concluir tu correo electrónico de manera profesional es tan importante como tu saludo. Esto se debe a que la firma es lo último que leerá la gente, lo cual puede influir en que interactúen o no con tu correo electrónico.

No lo olvides: cuida tus modales en línea. Cuidar tus modales cuando te comuniques por correo electrónico en un entorno laboral puede ser de gran ayuda. No solo puede mostrar al destinatario que valoras y respetas su tiempo, sino que también puede garantizar que la Entidad se refleje positivamente y gestiones una comunicación más eficiente.  

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