¡Buenas prácticas para la atención de requerimientos de entes externos de control!

Aspectos para tener en cuenta en el momento de atender este tipo de requerimientos.

La Oficina de Control Interno en desarrollo de los roles de ‘Enfoque hacia la Prevención´ y ‘Relacionamiento con Entes Externos de Control’ invita a subsecretarias, subsecretarios, directores y directoras, jefes de oficinas y directivas de los colegios oficiales de la ciudad a tener presente, interiorizar, apropiar y aplicar los principios del Control Interno a través del ejercicio del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y los principios del autocontrol, la autogestión y la autorregulación como pilares fundamentales en la responsabilidad que se tiene y de asegurar una mejor gestión.

Recordemos que estas responsabilidades se deben ejercer aplicando los controles en el marco del esquema de las tres líneas de defensa, con el fin de atender y dar respuestas asertivas a los requerimientos efectuados por los entes externos de vigilancia y control; razón por la cual se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

1.     Revisar, de manera cotidiana, la correspondencia asignada a través del aplicativo SIGA para dar trámite oportuno a las solicitudes de información.

2.     Establecer planes de acción y diseñar los controles para garantizar el cumplimiento de los términos establecidos para dar una respuesta efectiva.

3.     Identificar y analizar el tipo de información requerida por el ente externo de vigilancia y control y, determinar si la dependencia es o no la competente para atender el requerimiento; si le corresponde a otra dependencia, debe hacer el respectivo traslado o reasignación de manera inmediata e informar a la Oficina de Control Interno del trámite adelantado.

4.     Si la respuesta involucra información de varias dependencias, se recomienda establecer mesas de coordinación y controles para que la respuesta que se proyecte tenga carácter institucional.

5.     Si la consecución de la información requerida por el ente de control tiene un grado de dificultad o complejidad, es necesario tramitar, un día antes del vencimiento del requerimiento, la solicitud de prórroga y así evitar incumplimientos u observaciones por inconsistencia en las respuestas remitidas o frente a los plazos establecidos.

Tenga en cuenta que, si bien se realiza la solicitud de prórroga, solo hasta no tener pronunciamiento por parte del ente de control frente a la ampliación del término, se debe dar respuesta dentro del plazo indicado en el requerimiento inicial.

6.     Si el requerimiento proviene de la Contraloría de Bogotá D. C. o la Contraloría General de la República, tanto la respuesta como el trámite de solicitud de prórroga, se realiza a través de la Oficina de Control Interno, previa solicitud de la dependencia responsable.   

Así mismo, cuando el requerimiento de un ente externo de control sea notificado desde la Oficina de Control Interno, tanto la respuesta como la posible solicitud de prorroga debe tramitarse a través de esta Oficina.

7.     Diseñar controles bajo el esquema de líneas de defensa con el fin de validar que la respuesta este completa, sea coherente y cumpla los criterios de calidad, oportunidad y claridad establecidos por el ente de control.

Los soportes remitidos a los entes de control en respuesta a las solicitudes efectuadas deben guardar relación de causalidad y coherencia con la solicitud puntual, teniendo en cuenta que sean documentos debidamente protocolizados, es decir que estén fechados y firmados por quienes los profieren.

8.     Cuando la información se remita a través de enlaces que dan acceso a carpetas compartidas en OneDrive, se recomienda, definir atributos de lectura a personas diferentes a la Entidad y posteriormente copiar el enlace o vínculo de acceso a la información.

9.     Organizar los soportes de acuerdo con el orden de anexos referidos en la respuesta con el fin de facilitar la consulta de la información.

10.  Las respuestas deben ser radicadas haciendo uso del aplicativo oficial de correspondencia de la entidad (SIGA), independientemente que sean remitidas a través de correo electrónico.

11.  En caso de atender visitas administrativas de verificación y/o validación de soportes, se requiere conformar un equipo de trabajo que pueda atender y explicar de manera amplia y suficiente los soportes a verificar; así mismo dejar constancia (mediante acta) de la realización de la visita y de los compromisos adquiridos, remitiendo copia del acta suscrita a la Oficina de Control interno por correo electrónico.

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