Consulta la circular con los lineamientos para centralizar y almacenar documentos electrónicos de archivo generados en la emergencia sanitaria por covid-19

En la Circular SGI No. 001 del 6 de enero de 2022, se establecen los lineamientos de la estrategia de la SED para la administración, normalización y centralización de los documentos electrónicos de archivo producidos por las dependencias del nivel central de la entidad, desde marzo del 2020 en adelante.

La Subsecretaría de Gestión Institucional de la Secretaría de Educación del Distrito da a conocer a los servidores y colaboradores de la entidad, la Circular No. 001 del 6 de enero de 2022 con los ‘Lineamientos para normalizar la producción y centralización del almacenamiento de los documentos electrónicos de archivo generados en la Emergencia Económica, Social y Ecológica – COVID -19’.

Consulta aquí la Circular

Lo anterior, teniendo en cuenta que, durante la emergencia sanitaria, la entidad aumentó la producción de documentos en medios digitales, por lo que fue necesario elaborar un diagnóstico con el fin de identificar las características de los documentos electrónicos de archivo producidos durante la vigencia 2020 y 2021.

Conoce la estrategia para el almacenamiento centralizado de estos documentos

Debido a la diversidad de sistemas de información, formatos, soportes y documentos generados por las diferentes dependencias del nivel central de la entidad, la Dirección de Servicios Administrativos elaboró de forma conjunta con la Oficina Administrativa de REDP una estrategia para la administración, normalización y centralización de los documentos electrónicos de archivo producidos desde marzo del 2020 en adelante, de acuerdo con los lineamientos emitidos en la Ley General de Archivos, Decreto 1080 de 2015 y Acuerdo 002 de 2014.

En el marco de esta estrategia, se ha destinado un sitio en SharePoint con el fin de centralizar y almacenar los documentos electrónicos de archivo identificados en las Tablas de Retención Documental de cada dependencia, el cual permitirá el almacenamiento centralizado y estructurado de los documentos siguiendo parámetros archivísticos, lo que permite la recuperación y acceso a la información.

Así mismo, para avanzar en el proceso de normalización y centralización de documentación, fueron definidos dos momentos: el primer momento rige desde la expedición del presente acto administrativo (6 de enero de 2022) hacia adelante; el segundo momento inicia desde el 18 marzo del 2020 hasta la expedición del presente acto administrativo.

Hasta el 20 de enero del presente año y mediante memorando o correo electrónico, cada dependencia del nivel central deberá informar a la Dirección de Servicios Administrativos la designación de los funcionarios/as y/o contratistas responsables de la creación de los expedientes y cargue de los documentos electrónicos de archivo (tipologías documentales) en el repositorio correspondiente a su dependencia.

Una vez, los jefes de las dependencias realicen la designación de funcionarios/as y/o contratistas para la creación de expedientes y cargue de los documentos electrónicos, la Dirección de Servicios Administrativos programará sesiones virtuales con el objetivo de socializar los lineamientos y generar un espacio para resolver las inquietudes frente a la implementación de los mismos.

De igual forma, la Dirección de Servicios Administrativos, mediante los acompañamientos técnicos programados con cada una de las dependencias, estará brindado asistencia técnica con relación al tema.

Ante inquietudes

Ponte en contacto con los siguientes profesionales de la Dirección de Servicios Administrativos:

Erlyzeth Feria Valdés: eferia@educacionbogota.gov.co 

Mauricio Rincón Hernández: (morinconh@educacionbogota.gov.co